Case de implantação de ERP

Desafios e Benefícios da Implantação de um ERP Integrado com BI

Em uma empresa líder no setor de Tecnologia da Informação, com um crescimento médio anual de 87%, enfrentamos o desafio de modernizar as ferramentas e processos de gestão financeira e administrativa. O objetivo era absorver o crescimento do negócio, melhorar a eficiência operacional, a gestão de contratos e a governança, considerando a possível implantação de um ERP.

Mapeamento e Escolha da Solução ERP

Inicialmente, realizamos o mapeamento dos sistemas e processos existentes, identificando ferramentas como Sage AO3 para emissão de notas fiscais, Contmatic para gestão contábil e fiscal, Folli para folha de pagamentos, além de processos manuais para gestão de contratos, controle de importações e conciliações bancárias. A ausência de integração entre essas ferramentas resultava em processos manuais e ineficientes.

Após alinhar as necessidades com as equipes e a gestão, decidimos migrar os processos de Gestão de Contratos, Compras, Faturamento, Contabilidade, Fiscal e Financeiro para um novo ERP. A escolha recaiu sobre o Totvs Protheus devido ao seu menor custo total e à escalabilidade necessária para suportar o crescimento previsto. Optamos pela implantação em nuvem, priorizando a disponibilidade e a melhor relação custo-benefício para esse caso.

Desafios na Implementação do Totvs Protheus

A separação das equipes de operação e implementação foi essencial para manter a continuidade das atividades diárias enquanto a nova solução era implantada. Entre os desafios enfrentados, destacam-se:

• Documentação e Parametrização: A criação de bases de informações e documentação de suporte foi crítica. A parametrização do Totvs Protheus exigiu um profundo entendimento dos processos de negócios, garantindo que o sistema refletisse as necessidades da empresa.

• Carga de Dados e Treinamento: A migração dos dados e a parametrização demandaram uma execução técnica precisa, além de um esforço contínuo em treinamento para assegurar que as equipes estivessem preparadas para utilizar os novos módulos.

Desafios na Criação de Modelos Manuais

Com a folha de pagamento e a conciliação bancária adiadas para uma fase futura, foi necessário revisar os processos manuais. Criamos modelos detalhados em Excel para suportar a carga de informações da folha de pagamento e a conciliação bancária, garantindo a correta alocação dos lançamentos e a prevenção de erros.

Implantação do Módulo de BI

A implementação do módulo de BI Totvs Fast Analytics, integrado ao Totvs Protheus, incluiu:

• Parametrização: Ajustes nas configurações do sistema garantiram que as análises refletissem corretamente as informações extraídas dos módulos do ERP.

• Criação de Métricas: Foram desenvolvidas métricas e KPIs relevantes para monitorar o desempenho da empresa, com fórmulas e regras validadas para assegurar a precisão dos dados.

• Customização de Relatórios e Dashboards: Relatórios e dashboards foram personalizados para oferecer uma visão clara e em tempo real do desempenho empresarial, facilitando a tomada de decisões informadas.

• Capacitação e Adoção: A familiarização com as novas ferramentas analíticas foi essencial para superar a barreira cultural e garantir que as decisões fossem baseadas em dados precisos.

Resultados obtidos

A implantação do Totvs Protheus e do módulo de BI trouxe benefícios significativos:

• Melhoria na Eficiência Operacional: A integração dos módulos eliminou redundâncias e reduziu o tempo gasto em atividades manuais repetitivas, resultando em maior agilidade.

• Maior Controle e Governança: A centralização das informações e a automatização dos processos proporcionaram maior controle operacional e melhor conformidade com as normas fiscais e contábeis.

• Tomada de Decisão Baseada em Dados: O BI Totvs Fast Analytics facilitou uma visão abrangente das operações, permitindo decisões estratégicas baseadas em dados atualizados.

• Escalabilidade para Crescimento Futuro: A nova solução foi projetada para suportar o crescimento contínuo, oferecendo flexibilidade para futuras expansões.

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